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事業を立ち上げ、インターネットで帳簿の書き方を検索すると、実にさまざまな記事があります。
あまりに多すぎて、どの記事を信じてよいのか分からなくなってしまいます。
頭の中が混乱してしまったアナタ、もう一度整理してみましょう!
- 一番カンタンな帳簿を準備する。
- 手間をかけずに帳簿をつける。
- 残高を合わせる。
- 資料を保管する。
上記の4つが出来ればいいのです。
ただ帳簿をつけるだけではいけません。せっかく書いた帳簿が無駄にならないように、注意すべき点もお伝えしていきましょう。
1.一番カンタンな帳簿を準備する。
理想は「現金出納帳」「預金出納帳」をつけますが、経理を専門でしていればともかく、一人でなにもかもしなくてはいけない社長にはハードルが高いです。
現金出納帳は「立替経費精算書」で、預金出納帳は「通帳に書き込む」ことでクリアしましょう。
なるべく取引を銀行通帳に残しておくと、今はクラウド会計を使うこともできます。
仕入支払管理も、銀行を通して支払えば記録されます。
一方「売上入金管理表」は必須です!
①現金出納帳・・・・・立替経費精算書で代用できます。
②預金出納帳・・・・・なるべく銀行を通して取引をします。入金・支払の内容を通帳に書き込みます。
③売上入金管理表・・・これだけは必須。売上と入金は必ず管理して下さい。
④仕入支払管理表・・・請求書がきたら、銀行を通して支払うことで代用できます。
⑤給与台帳・・・・・・給与支払明細書で代用できます。
立替経費精算書
これだけで、現金や個人のカードで支払った仕入や経費の帳簿が出来上がりです。
根拠となる請求書やカード明細は、この帳簿にホチキス止めしておきます。
立替えた経費は、事業に使用している銀行から個人口座へ振り込みます。
便利な帳簿で、毎日現金出納帳をつけなくてもなんとかなります!
売上・入金管理表
事業をしていれば、これだけはきちんとつけましょう。
起業したばかりのときは、とにかく売上とキャッシュが重要です。
売上げても回収できなければ意味がありません。
請求漏れ、回収漏れをなくすためにも、売上・入金管理表は必ずつけて下さい。
給与台帳
お1人なら不要です。従業員が数人であれば100円ショップの給与明細書で十分です。
給与台帳は、年末調整、労働保険料算定、社会保険料算定と、さまざまな場面で必要になります。
支払は現金でなく、銀行振込にしましょう。
通帳に書き込む
通帳に記載されている数字は正確です。
入金にも出金にも意味があります。
その意味を通帳に書き込んでしまいましょう。
もうお分かりですね?ズボラな事業主は、取引の全てを通帳に残しておけばいいのです。
入金された金額の根拠は「売上・入金管理表」で、出金された金額の根拠は「立替経費精算書」や「給与台帳」で分かります。
その他引落しされる経費は、請求書を残しておけば済みますし、総合振込があれば、総合振込明細書があります。
気をつけていただきたいのは、上記の取引の他に、銀行口座から引き出したり入金したりしたときです。
事業主の生活費や口座の資金移動、現金で集金した売上など、入出金は必ず発生するものです。
これも通帳に書き込んでおいてください。
その他、業種によって必要な帳簿が異なりますので、出来れば記帳指導のできる税理士事務所に依頼することをおススメします。
いまさら聞けない経理に必要な帳簿 創業者編2.手間をかけずに帳簿をつける。
手間をかけずに帳簿をつける???
そうは言っても、ある程度は帳簿をつける必要があります。
1でお伝えした帳簿を準備して、月に一度でかまいませんので、帳簿をつける癖をつけて下さい。絶対つけて下さい!
このコラムでしつこく申し上げておりますが、正しい帳簿が正しい数字、そして経営状態を見せてくれるからです。
手間をかけないのは、銀行口座を通すこと。
手間をかけるのは、経費精算書と売上入金管理表。
そして毎月税理士事務所へ提出するサイクルにすることです。
つけなくてはいけない状況を作ることです。
間違いなく帳簿付けが経営の一部となるはずです。
3.残高を合わせる。
現金出納帳をつけていても、手元の現金残高と現金出納帳の残高が合わなければ意味がありません。
売上入金管理表をつけていても、売掛の残高が正しいかどうか分からなければ意味がありません。
特に売上入金管理表です。
前月の残高は正しいか、今月入金された金額は正しいか、未入金の取引先はないか、値引きされていないか、当月の売上をきちんと請求したか等、取引の対価を回収することが、キャッシュを大切にする第一歩です。
いまさら聞けない経理に必要な帳簿 創業者編4.資料を保管する。
資料整理が苦手な人も、袋に入れることぐらい出来ますよね?
A4封筒に「○年○月分」と書いて、その月の資料を入れておいてください。
そして1年分を箱に入れておきましょう。
7年経過したらそのまま捨ててしまえます。
ただし月ごとにまとめてしまわない方がいい書類もあります。
給与台帳、税金関係、リース契約書、借入金関係です。
給与台帳は、社会保険料や労働保険料の算出、所得税の納付や年末調整のときにまとめて必要になる書類です。
月ごとではなく別に保存しておきましょう。
税金関係は、さまざまな場面で税金納付の証明書が必要になる場合があります。
いつ払ったのかが分からないと月ごとのファイルから探し出せなくなりますので、税金関係だけでまとめておきましょう。
リース契約書や借入金関係も同様です。
経営に絶対必要な帳簿です。なるべく手間を省いて、月に一度だけでも頑張りましょう!
すべては未来の会社のキャッシュのためです!
